不正をした従業員について、弁護士が責任追及をし、退職してもらった事案

１，事件の概要

 

本件は、イベント企画等を行う会社の中途採用社員についての問題です。

この社員は、以下のような問題点がありました。

 

• ●自身のミスを隠ぺいするために取引先に水増し請求を指示するなどして会社に損害を与えていました。
• ●裏で会社や社長に対する誹謗中傷を繰り返していました。
• ●取引先や他の従業員と個人的な金銭の貸し借りを行い、会社と取引先、会社と従業員等の関係を悪化させていました。

 

このような問題のある社員にどのように対応するかをご相談いただいた事案です。

 

２，問題の解決結果

 

弁護士が介入して、この社員による不正の証拠を集め、言い逃れができないよう準備して本人と面談したところ、本人も不正を認めて自ら退職することとなりました。

退職に際しては、個人的な金銭の貸し借りについても清算する約束をさせ、また業務の引継ぎにも協力させることができました。

 

３，問題解決における争点

 

会社としては、この従業員に問題があることを知り、退職させたいと考えていました。

しかし、以下のような問題がありました。

 

• ●この従業員のみが担当している業務について、デタラメな報告がされていたことから、即退職とすると、後任者が多大な労力を要することが予想されたこと。
• ●取引先と表面上は良好な関係を築いていたため、急に担当が変わると取引先が不信感をもつ可能性があること。
• ●本人が退職を承諾するかわからず、解雇すると不当解雇だと主張されるリスクが発生すること。

 

このような問題があったため、会社はこの従業員に不正を問いただすことや、退職を求めることについて、実行に移すタイミングを迷っていました。

しかし、不正追及が遅れるとそれだけ新たな不正をされる可能性があり、その分取引先にもさらなる迷惑をかけることになります。

そのため、弁護士から早期にこの従業員を会社業務からはずすことを助言しました。そして、弁護士と会社で相談して退職までの進め方を詰めていくこととしました。

 

４，担当弁護士の見解

 

ここでは、本件に関する担当弁護士による見解をご説明します。

 

（１）不正に関する証拠収集等の面談への準備

 

１，証拠の重要性

まず、不正行為に関する証拠を集めることが必要でした。不正行為の証拠が不十分であれば、本人が否定してしまうと解雇等の強い対応に出ることが難しくなります。

なぜなら、証拠不十分なまま解雇すると、従業員から不当解雇等の主張がされ、場合によっては裁判等に発展し、かえって会社の損害が拡大してしまう可能性があるからです。

 

 

２，短期間で決着をつける

さらに、今回は退職と同時に業務の引継ぎをしてもらう必要性がありました。しかし、退職の問題で長引くと業務の引き継ぎも遅れ、そうすると業務が滞り損害が拡大する可能性がありました。

そのため、速やかに自らの非を認めさせ、かつその後の業務引継ぎについて素直に協力させる必要がありました。そのためには責任追及の時点で確たる証拠を準備しておくことが重要でした。

弁護士から証拠として考えらえるものを提案して、会社に不正行為を追及する資料をまとめてもらいました。

会社には、その従業員のメール履歴、LINE履歴、不正に作成された受領書等を集めてもらい、それらの内容を弁護士が確認し資料として十分かを検討しました。

また、弁護士から今回の不正行為について刑事告訴を検討していること、損害賠償に関して自宅の差押えも辞さないことを不正を行った従業員に宣告する等して、できる限り会社に協力的な対応をするように求めました。

 

（２）社内、社外への事前説明

 

１，周囲への影響を最小限におさえる

イレギュラーな事情で急きょ担当が変わるため、社内、社外で一定の混乱が生じることは避けることができない状況でした。それでも、その影響を最小限にとどめるために、社内、社外に情報を共有のために連絡をすることとしました。

 

２，社内への説明

社内的には、事前に話をして動揺が必要以上に広がらないようにしました。ここで、会社の問題を知らせることになるため、話しの仕方によってはかえって従業員の不安をあおってしまう危険性もあります。

このケースでは、会社の規模が小さかったこともあり社長とその他の従業員の間で信頼関係が築かれていました。そのため事情を説明しても大きな問題にならず一致団結することができました。

 

３，社外への説明

社外についても、信頼関係が築けているところには、事前に会社から話をしてもらいました。

しかし、自社に問題があることを知らせることになるため、相手先との関係によってはすべてを話すことは避けた方がよいです。

どこに、どこまでのことを伝えるかについては、会社から逐一相談をうけながら弁護士からも意見をだして進めていきました。

 

（３）問題のある従業員への対応

 

１，面談を不意打ちで行う

資料の準備や社内外への事前対応を行ったうえで、ある日の業務終了後に本人を呼出し、弁護士立ち会いの下で退職に関する面談を行いました。

本人がおかしな行動をとる隙を与えないために、業務終了後に不意打ちで面談を行いました。

 

２，言い逃れをさせない

不正をしている者は言い訳することに慣れています。そのため、言い逃れができないよう準備して面談に臨まなければなりません。

このときは、弁護士が同席して事前に準備した資料を提示しながら、不正の事実を一つ一つ確認していきました。

もちろん証拠が不十分な可能性もあります。ゆえに、その場で言い訳を許さないという毅然とした対応で臨み、自発的に不正について話をさせるような雰囲気を作りながら、必要に応じて、弁護士から追加質問して、重要な事項を漏らさず確認するようにしました。

 

３，好機を逃さずに証拠をおさえる

従業員は最初は不正行為について事実を認めずはぐらかしていましたが、会社が資料を示して追及すると、観念したのか不正を認める発言をはじめました。

そして、観念している機会を逃さないように、弁護士が、すぐに個人携帯やデスク内にある不正の証拠となる資料やデータについても、本人の了承のもと提供をさせました。

このように、会社と弁護士で打ち合わせをして十分な準備をして臨んだことで本人が観念して不正を認めさせることができました。その結果、その後の業務引継ぎについてもスムーズに行うことができました。

ここで、個人携帯やデスク内の資料についてはプライバシー問題もあるため強制的に開示させることは問題があります。そこで、法的に後々問題が生じないように弁護士が確認しながら、会社にリスクがでないよう面談を進行するようにしました

 

４，必要な書面を取り付ける

また、退職をしてもらうにあたり、単に口頭で合意をしても後で態度を変えて不当に解雇されたと主張してくることも考えられます。

それだけでなく、逆恨みから従業員が会社の機密事項を不当に流用したり、会社や代表者を誹謗中傷することもありえます。

そのような問題を防ぐために、退職合意書や誓約書等の必要な資料を取りつけ、さらに不用意な行動をしないよう警告を与えることが重要です。

この点については、弁護士が書面を用意してその場で取り付け、さらに違法な行為やそのリスクを説明して一時の感情等で不用意な行動をとらないように十分な説明を行いました。

 

５，解決結果におけるまとめ

 

最後に本件の解決結果についてまとめておきます。

 

（１）問題を放置しない

今回のケースのように、問題行為を発見しても様々な事情からすぐに対応をとることが難しいという事があると思います。

よくご相談があるのは、問題の多い従業員であるが営業成績が良いから大目にみるとか、業務上必要な社員であるから見逃すしかない等の場合です。このような場合、会社が問題解決に消極的になり、結果として問題が放置されることがあります。

しかし、長期的に見た場合、このように問題を放置することは、間違いなく会社の損害を増大させ、また、他の従業員のモラルまで劣化させます。そのことで次第に優良な取引先、優秀な従業員は会社を離れていってしまいます。

よって、問題がある場合は会社にとって痛みがある場合でもこれをすぐに正す必要があります。問題を放置してはなりません。

悩ましい問題については、客観的な視点からアドバイスが可能な社外の人間に意見を求めることが有用です。弁護士への相談はそのような外部の視点からの助言を得る最も有効な方法です。

 

（２）業務の進捗を共有すること

業務を担当制とし、担当業務については担当者しか把握していないということはよくあることだと思います。

ある程度仕方がない面もあるかもしれませんが、あまりに任せきりになると、本件のように担当者に何かあった場合の業務引き継ぎに大変な苦労をすることになります。

マンパワーの問題や実際の業務の段取りから1人を専任とする担当制をとらざるを得ない場合でも、業務内容や進捗については情報共有しておくことが望ましいです。

今回のケースは担当業務について報告を義務づけていたのですが、言い訳をしながらずるずると報告を遅らせていました。報告がされないような場合は、担当を外す等の措置をとり、問題に早期に気付けるような仕組みを社内で作っていく必要があります。

 

（３）迷ったときは弁護士に相談

現時点で、既に社内で従業員の問題行為を黙認してしまっている等の事態が生じてしまっているなら、早急に対応をとる必要があります。

放置すればするほど、どんどん対応が難しくなってしまいます。

会社だけでは判断がつかないようになっている場合は、第三者である弁護士の介入が有効な手段となります。その際、咲くやこの花法律事務所のような労働問題に強い弁護士に相談することも重要です。

似たような状況など労働問題でお困りの場合は、ぜひご相談ください。

 

６，咲くやこの花法律事務所の労働問題に強い弁護士へのお問い合わせ方法

 

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