正当な指導をパワハラであると反抗する問題社員に対してメールで指導し退職させるに至った事例

１，事件の概要

 

本件は、業務時間中に同僚ら宛に社長に対する誹謗中傷を含む不適切な内容のメールを送るなど、問題行動を繰り返す社員を退職させた事案です。

この社員の主な問題行動は、次のようなものでした。

 

• ●社長と面談すると入院が必要なほど体調を崩す、今後社長は私にメールを送らないでほしいなどとメールをする。
• ●問題社員が体調不良を訴えたため診断書の提出を求めると、「労基署に相談したが、提出しなくて良いと言われた」「個人情報だから会社に提出を求める権利はない」などと述べて提出を拒否する。
• ●他のスタッフに対して、業務時間中に業務上使用するメールアドレスを使用して、「面談で社長から『みんなに嫌われていますよ』と言われた」「この会社は倒産寸前」などと事実ではない内容のメールを送る。
• ●他のスタッフに対して、業務時間中に業務上使用するメールアドレスを使用して、社長のことを「守銭奴」「小学生」「経営がわかっていないCEO」「バカCEO」などと記載したメールを送る。
• ●他のスタッフに対して、業務時間中に業務上使用するメールアドレスを使用して、社長からのメールは迷惑メールフォルダに入るようにしたなどと記載したメールを送る。
• ●他のスタッフに対して、業務には関連するが、表現・言い回しがスタッフに対する嫌がらせと受け取られるようなメールを送る。

 

社長（相談者）は、この社員から、社長から直接連絡されると体調を崩すなどと言われていたため、対応に窮し、咲くやこの花法律事務所にご相談いただきました。

 

２，問題の解決結果

 

弁護士が問題社員に対する指導をサポートし、問題社員に対して、メールと文書による注意・指導を繰り返した結果、問題社員自ら退職の意思を伝えてきて、本件は解決に至りました。

 

３，問題の解決における争点（弁護士が取り組んだ課題）

 

今回の事案には、次のような特殊性があり、対応は容易ではありませんでした。

 

（１）完全リモートワーク制であったこと

 

• ●問題社員も含め、全てのスタッフがフルリモートで勤務しており、問題行動も全てメールによって行われ、問題行動が見えにくいという特徴がありました。
• ●社長からも基本的にメールによる指導しかできず、指導の効果を上げにくい環境にありました。

 

（２）就業規則がなかったこと

 

• ●問題社員に対して懲戒処分を行うには就業規則が必要です。しかし、相談者の会社では就業規則が整備されていなかったため、問題行動があっても懲戒処分ができませんでした。
• ●就業規則がないために、私傷病休職制度がなく、体調不良を理由に長期間休んでも、休職期間満了により退職扱いとすることができませんでした。

 

 

（３）労務管理がずさんだったこと

 

• ●フレックスタイム制の導入には就業規則での定めと労使協定の締結が必要です（労働基準法32条の3第1項）。しかし、相談者の会社はフレックスタイム制を採用しながらも、就業規則の整備や労使協定の締結ができておらず、これが問題社員による攻撃材料になる可能性がありました。
• ●就業規則等のルールに基づく労働時間の管理が十分に行われておらず、長時間労働になっているとして、未払賃金を請求されるおそれもありました。
• ●就業規則がないため、問題社員が体調不良を訴えても、診断書の提出を命じる根拠規定がありませんでした。

 

 

４，担当弁護士の見解

 

上記のような争点を踏まえて、本事案の担当弁護士の見解を解説していきます。

 

（１）メールによって問題行動の内容を把握（注意指導の前提となる情報収集）

 

相談者の会社は、スタッフが出勤するための事業所がないオンライン形態の事業を行っており、いわゆるオフィスレスの会社でした。

スタッフが会社に出勤するという通常の働き方の場合、経営者がスタッフの言動を直接目で見て、耳で聞くことができます。たとえば、他のスタッフに対して暴言を吐いている、仕事の手を抜いているといった言動があれば、会社は問題行動を把握しやすいでしょう。

しかし、完全リモートワーク制の場合、会社は、メールやチャット、オンラインミーティングなどを通じてしかスタッフの言動を知ることができません。

今回は、あるスタッフからの申告により、問題社員が会社を誹謗中傷するメールを送ったり、嫌がらせと受け取れるようなメールを送ったりしていることが発覚しました。

そこで、会社は、問題社員による具体的な誹謗中傷の内容を把握するため、問題社員が他のスタッフに送ったメールを転送してもらうことにしました。もっとも、報復や更なる嫌がらせに発展するおそれがあったため、会社からは次のように伝えて、問題社員以外のスタッフの協力を仰ぎました。

 

• ●１．会社は、スタッフからの申告を受けて、問題社員を注意指導するために情報収集している。
• ●２．会社を誹謗中傷するようなメールやハラスメントと受け取れるようなメールは、すべて社長に転送してほしい。
• ●３．会社は、問題社員が報復やハラスメント行為に出ないように厳しく注意・指導する。それでも報復されることを避けたいということであれば、メールを転送してもらったことが分からないように注意・指導する。

 

その結果、スタッフの中から何名かの協力者が得られ、会社は、問題社員が具体的にどのような誹謗中傷メールやハラスメントメールを送っているのか、ある程度把握できるようになりました。

問題社員が送っていたメールには、上述の「１，事案の概要」に記載したような内容が含まれていました。また、社長が問題社員に直接メールを送ると、無視したり「パワハラである」などと反抗したりして、指示に従わないことが予想されました。

そこで、社長から問題社員に対して業務上のメールを送ることにしました。問題社員が社長のメールを無視したり、指示に従わなかったりした場合、そのような行動自体が問題行動であるとして、注意・指導の対象とすることができるからです。

社長から問題社員に対して、業務上の連絡を入れたところ、想定どおり、メール上で反抗的な態度を示しました。また、「社長からメールが来ると体調が崩れる」などと記載したメールも送られてきました。このようなメールを送信する行為自体、問題行動といえるものです。

 

（２）メール送信行為が名誉毀損や侮辱にあたる可能性があったこと（担当弁護士の判断）

 

ところで、会社に対する事実に反する誹謗中傷メールを不特定多数者に送信する行為は、会社に対する名誉毀損や侮辱にあたります。刑法上、名誉棄損罪や侮辱罪は、不特定または多数人に見られる状態で言動が行われたことが要件とされていますが、裁判例上、送信した相手が特定少数であっても、そのメールが不特定多数者に伝播するおそれがある場合は名誉毀損や侮辱にあたる可能性があります。

今回、相談者には、協力者から転送された問題社員のメールをすべて弁護士に共有してもらいました。そして、弁護士が確認すると、問題社員が送っていたメールには、CCやBCCなどで複数のスタッフ宛に送信されているものがあると分かりました。そこで、担当弁護士は、問題社員の送ったメールが不特定または多数に見られる状態で送られており、会社に対する名誉毀損や侮辱にあたる可能性があると考えました。

 

（３）メールと文書での指導を徹底して行う（情報収集した後の注意・指導の方法）

 

新型コロナウイルスの感染拡大後、リモートワークや在宅勤務といった働き方は珍しくなくなり、リモートワークの導入により多様な働き方が可能になりました。一方で、スタッフへの注意・指導に関する社内ルールの整備や運用については十分に検討されないままリモートワークが導入されていることが少なくありません。相談者の会社でも同様の状況でした。

リモートワーク下での問題社員の指導は、問題行動の把握がそもそも困難であるだけでなく、把握して指導した場合も、問題社員に対するプレッシャーがかかりにくいという難点があります。

そのような中、本件では、問題社員が不適切な内容・文面のメールを送ったことが分かれば、メール1通1通について、都度メールで注意・指導を行うことにしました。

なお、今回の事案において、メールで指導する際に注意したのは、以下のような点です。

 

 

このようにして、問題社員が送った不適切なメール1通1通を担当弁護士が確認し、注意指導書の作成をサポートしました。また、担当弁護士は、注意指導書を送付するタイミングもアドバイスしました。

その結果、問題社員は、「誰がこんな情報を会社に教えたのか」「指導には従うつもりはない」などと反抗的な態度を示しつつも、徐々に会社の指導に従うようになりました。

 

（４）将来の懲戒処分に備えて就業規則を整備

 

問題社員に対しては、文書による注意・指導を繰り返し、それでも改善されないときは懲戒処分を行うことが必要です。

しかし、懲戒処分を行うには、就業規則に懲戒処分の種類や内容、懲戒事由を定めておく必要があります。この点は、最高裁判例において、「使用者が労働者を懲戒するには，あらかじめ就業規則において懲戒の種別及び事由を定めておくことを要する」と判示されています（▶参照：フジ興産事件 最高裁判所判決 平成15年10月10日）。

問題行動を繰り返す従業員に対して懲戒処分を行うことは、問題社員対応において非常に重要な手段であり、本件で就業規則がなく懲戒処分を行えないことは重大な問題でした。

そこで、本件では、注意・指導を繰り返しても改善されない場合に備えて就業規則を作成することにしました。また、就業規則の作成にあたって、今回のような事案を念頭に置いて、服務規律に「当社のスタッフや顧客に対して送るメールの内容や表現は適切なものとすること」などの規定を盛り込みました。

 

 

（５）長時間労働を防ぐための労働時間の管理

 

問題社員からは、「24時間365日働いており休みがない」などと主張されていました。相談者によれば、問題社員の担当業務の内容からすれば、長時間労働になるとは考え難いとのことでした。

しかし、問題社員を含め、相談者の会社のスタッフはフレックスタイム制を前提とした働き方をしていましたが、相談者の会社には就業規則もなく、フレックスタイム制導入に必要な労使協定も未締結だったため、フレックスタイム制は適法に導入できている状態ではありませんでした。

フレックスタイム制を適法に導入できていない以上、会社は、フレックスタイム制ではないことを前提に、所定の始業時刻・終業時刻の範囲内で業務を終え、残業が必要な場合は都度事前に申請して許可を得るよう、スタッフに指示することで長時間労働を防がなければなりません。

そこで、すべてのスタッフに対して、始業時刻直後と終業時刻直前に業務日誌を提出するよう求めることにしました。業務日誌には、その日に行う予定の業務、実際に行った業務と要したおおよその時間の記載を求めました。また、残業前には残業申請書を会社に提出するよう求めました。

なお、問題社員は、当初は業務日誌の提出命令にも従いませんでした。そこで、業務日誌の提出命令を出し、記載内容が不適切な場合は適切な記載をするように逐一書面やメールで指示しました。

 

（６）退職届と退職合意書を取り交わして、自己都合退職、清算条項を盛り込んだ

 

問題社員は、担当弁護士が対応方法をアドバイスするまでは、社長である相談者や他のスタッフに対して極めて反抗的・威圧的な態度をとり、注意や指導も無視する状況でした。また、問題社員は、社内でも年齢や経験が高かったこともあり、自分自身が会社の経営者であるかのように振る舞い、何でも思い通りになると考えているようでした。

ところが、担当弁護士が注意・指導をサポートし始めてからは、相談者は問題社員の反抗的態度にもかかわらず、事細かに問題点について繰り返し改善を求め、注意・指導を無視した場合、そのことについても指導することができました。

その結果、問題社員は、もはや自分の思い通りに事が運ばないことを認識し始めたようで、担当弁護士によるサポート開始から約1か月間がたったころに、自主的に退職を申し出るに至りました。

相談者としては、退職の意思を後で撤回されることがないよう、直ちに退職日を記載した退職届を提出してもらい、担当弁護士のアドバイスに従って、社長から「●月●日付の退職を承諾した」と速やかに連絡を入れました。

裁判例上、従業員が退職の意思表示をしても、会社がこれについて承諾する旨の意思表示をするまでは、従業員は退職の意思表示を撤回することができます（横浜地方裁判所判決平成23年7月26日学校法人大谷学園事件等）。そのため、会社が従業員の退職を承諾したことを明確に退職者に通知することで、退職の意思表示が撤回されないようにしておく必要があるのです。

また、担当弁護士は、念のために退職合意書を取り交わしたほうがよいとアドバイスしました。問題社員は、日頃から、長時間労働をしている、体調不良を起こしているなどと述べていました。そのため、退職後に、残業代や慰謝料の請求をされる可能性も否定できませんでした。そこで、退職合意書に以下のような事項を記載して、将来におけるリスクを少しでも減らす工夫をしました。

 

• ●１．雇用契約を合意解約すること
• ●２．自己都合退職すること
• ●３．会社と退職者の間に何らの債権債務もなく、今後お互いに何らの請求もしないこと

 

 

６，解決結果におけるまとめ

 

完全テレワーク体制では注意指導が行いにくく、問題社員対応に苦慮しがちです。また、従業員から「体調が悪化するからやめてほしい」などと言われると、経営者は萎縮してしまいがちです。しかし、そのような場合でもメールや文書を活用し、適法に注意指導を徹底し、問題を解決することは可能です。

問題社員に対する対応や指導方法については、以下の記事などで一般的な解説をしていますので併せてご参照ください。

 

 

咲くやこの花法律事務所では、問題社員対応について、企業から多くのご相談をお受けして実際に解決してきました。咲くやこの花法律事務所の問題社員対応に関するサポート内容は以下をご参照ください。

 

 

７，咲くやこの花法律事務所の問題社員対応に強い弁護士へのお問い合わせ方法

 

咲くやこの花法律事務所の労働問題トラブルに強い弁護士への今すぐのお問い合わせは、以下の「電話番号（受付時間 9:00〜23:00）」にお電話いただくか、メールフォームによるお問い合わせも受付していますので、お気軽にお問い合わせ下さい。

 

９，【関連情報１】問題社員対応に関連したその他の解決実績

この記事で紹介した「正当な指導をパワハラであると反抗する問題社員に対してメールで指導し退職させるに至った事例」以外にも、問題社員対応に関する解決実績を以下でご紹介しておきますので、あわせてご参照ください。

 

・日常的にパワハラをする社員を解雇したところ、不当解雇であるとして金銭請求されたが、弁護士が交渉して退職合意と訴訟回避した事例

・歯科医院で勤務態度が著しく不良な問題職員の指導をサポートした事例

・退職勧奨を一度断った能力不足の看護師に対して弁護士が支援して指導を継続し退職合意に至った事例

・成績・協調性に問題がある従業員を解雇したところ、従業員側弁護士から不当解雇の主張があったが、交渉により金銭支払いなしで退職による解決をした事例

・遅刻を繰り返し、業務の指示に従わない問題社員を弁護士の退職勧奨により退職させた成功事例

・業務に支障を生じさせるようになった従業員について、弁護士が介入して規律をただし、退職をしてもらった事例

 

９，【関連情報２】問題社員対応に関連したお役立ち情報

今回は、「正当な指導をパワハラであると反抗する問題社員に対してメールで指導し退職させるに至った事例」について、ご紹介しました。

問題社員に関するお役立ち情報は、以下でご紹介しておきますので、参考にご覧ください。

 

・問題社員の円満な解雇方法を弁護士が解説【正社員、パート社員版】